بسم الله الرحمن الرحيم
*** بداية الترجمة ***
إننا كثيرا ما نخلط بين أن نكون منتجين وبين أن نكون مشغولين بالعمل طوال اليوم وكل لحظة. إننا نخشي أن نتمهل قليلا لتنظيم أعمالنا ونظن أن ذلك قد يقتل إنتاجيتنا، لكن الحقائق تقول غير ذلك:
- إن الموظف العادى يستهلك نحو ساعة فى البحث عن أغراضه.
- إن المدراء التنفيذين بالولايات المتحدة يضيعون نحو ستة أسابيع سنويا فى البحث عن معلومات غير موضوعة فى أماكنها المناسبة
- إن 23 % من البالغين ذكروا أنهم يتأخرون فى دفع فواتيرهم بسبب ضياعها.
إن عدم التنظيم مكلف فى الوقت والمال.
لكن إذا استطعت أن تقنع نفسك بأن تتمهل قليلا لكي تنظم أمورك فإن الفائدة العائدة عليك ستبهرك.
“إن كل دقيقة تنفقها فى التنظيم تكسبك ساعة فى مقابلها”
- بنيامين فرانكلين.
قد يبدو تقييم بنيامين فرانكلين مبالغا فيه، لكن فعليا إنفاق بعض الوقت للتنظيم لايزال استثمار قيما.
إن الخبراء يقدرون أن كل ساعة تنفق في التنظيم توفر من ثلاث إلى أربع ساعات كان من الممكن أن تفقد بعدم التنظيم.
إن هناك سببا يجعل الأشخاص الأكثر هدوءًا وأقل ضغطا هم الأكثر إنتاجا - إنهم يدركون أهمية التنظيم ويعودون أنفسهم على ذلك.
من حسن الحظ أنك يمكنك أن تكون أكثر تنظيما وإنتاجية أيضا، كل ما عليك هو الإقتداء بأولئك الأشخاص.
1- لا يتركون مكاتبهم غير منظمة
قد تعتقد أنك على معرفة بمكان وثيقة ما وفى أي ملف هى، ولكنك تخدع نفسك إن لم تعتقد أنك ستكون أكثر إنتاجية أذا كان مكتبك نظيفا ومنظما.
إن مجرد ترتبيك لأغراضك على مكتبك يجعلها تترتب فى ذهنك.
بالإضافة لذلك فقد أظهر بحث أجرته جامعة برنستون أن عقولنا عندما تكون عرضة لملاقاة أغراض مختلفة على مكتب غير منظم فإن ذلك يجعلنا أقل تركيزا.
ولم يكن ذلك برهانا موضوعيا فحسب، بل لقد تمكنوا من مشاهدة الفوارق فى النشاط العقلى عن طريق أشعة الرنين المغناطيسى.
2- لا يلمسون الأشياء مرتين
إن الأشخاص المنظمين والمنتجين لا يتركون ذيولا لمهامهم، إن ترك الشيء غير مكتمل والعودة إليه مرة أخرى مضيعة كبيرة للوقت. لذا فلا تقم بحفظ رسالة أو اتصال لمعالجته لاحقا.
عليك إن عَرَضَ لك شيءٌ أن تتعامل معه فورا إما بإنجازه أو توكيل غيرك به أو حذفه.
3- لا يردون على البريد الإلكترونى بمجرد وصوله
إن الأشخاص المنتجين لا يسمحون للبريد الإلكترونى أن يكون مصدرا دائما للإزعاج.
فبالإضافة لتصفح البريد الإلكترونى وفق مواعيد محددة، فإنهم يستفيدون من المميزات الخاصة بترتيب الرسائل وفق أولوية المرسل. إنهم يضعون تنبيهات تذكرهم بعملائهم وبائعيهم المهمين، ثم يرجئون بقية الرسائل إلى وقت آخر.
بل أكثر من ذلك، فإن بعض الأشخاص ينشئون رسائلَ ردٍ آلىٍ يخبرون بها المرسل بالموعد التالى الذى يتصفحون فيه رسائلهم.
4- يعملون من قائمة مهام واحدة
هل تذكر تلك الأيام الخالية حين كان الناس يشترون تلك المخططات الجلدية ويعبئونها بمهام ملونة حسب أولويتها؟
قد يبدو هذا أمرا عتيقا - قديما - ، لكن لا أحد يمكنه إنكار فعاليته آنذاك.
لماذا كانت هذه المخططات فعالة؟
إنها تذكرنا بأهمية وجود قائمة أعمال موحدة.
عندما تجمع كل مهامك فى قائمة واحدة، فإنه يسهل عليك البحث عن أى مهمة لوجود مكان واحد تبحث فيه ولا تضطر لتضييع وقتك فى محاولة تذكر أى القوائم تحتوى على المعلومة التى تبحث عنها.
5- يعرفون قيمة أنفسهم جيدا
إن الأشخاص المنتجين لديهم وعىٌ كافٍ بأنفسهم. إنهم يعرفون مواطن ضعفهم ، ويعملون على التغلب عليها بشكل منظم.
فمثلا إذا كانت الاجتماعات تطول منهم، فإنهم يضبطون منبها للتذكير.
وإذا كان لديهم مشكلة فى جعل الاجتماعات فعالة، فإنهم يجهزون جدول مهام للاجتماع.
وإذا كانوا يغفلون عن تصفح البريد الصوتى فى الصباح، فإنهم يضعون منبها لذلك.
هذه مجرد أمثلة، المهم أنهم يفكرون بعناية، ويستخدمون الوسائل والطرائق المساعدة التى تكفل لهم التغلب على مواطن ضعفهم التنظيمية.
6- يحددون وقتًأ للغداء
كلنا مررنا بتلك التجارب، أن نكون مشغولين، وعندما نفيق نجد وقت الغداء قد مر.
وينتهى بك المطاف إما إلى عدم الغداء أو مجرد تناول كعكة أو كيسا من شرائح البطاطس.
وكلا الأمران غير طيب.
إن ذلك الطعام القليل -الكعك - سيعطيك طاقة لمدة عشرين دقيقة لا أكثر، بعد ذلك سيتهاوى تركيزك سريعا.
إن عدم تناول الوجبات لا يؤثر فقط على تركيزك وإنتاجيتك وقدرتك على حل المشكلات، إنه يؤثر أيضا على قوامك تأثيرا أبعد مما تتخيل.
فقد أظهر بحث لجامعة ولاية أوهايو أن الوزن الى تفقده بترك الوجبات يتسبب لك فى السمنة اللاحقة.
7- إنهم يأكلون الضفادع
إن أكل الضفادع - تعبير مجازى - هو الترياق الشافى من التسويف والمماطلة وإن الأشخاص الأعلى إنتاجية يبدأون يومهم بذلك العلاج الشهى!
بمعني آخر، إنهم يبدأون يومهم بالمهام منخفضة المتعة والجاذبية قبل أي شيء آخر. بعد ذلك يتفرغون للمهام الملهمة والمشوقة لهم.
8- يعيدون تنظيم أنفسهم مع نهاية اليوم
إن أفضل دواء للفوضى هو أن تخصص عشر دقائق بنهاية كل يوم لترتيب مكتبك.
رغم أننا نعلم أهمية إنهاء المهام من أول مرة، لكن أى منا ينجو من أن يترك شيئا دون اكتمال بسبب رنة هاتف أو اعتراض شخص للحديث معه؟ لا أحد.
وفى الواقع فإن منع هذه الأمور متعذر، لكن بإمكانك أن تنهى يومك بإتمام جميع الأعمال غير المنتهية.
9- إنهم يخططون يومهم من الليلة السابقة
إن الأشخاص المنظمين والمنتجين يأوون إلى فراشهم وقد عرفوا ما عليهم إنجازه من الغد.
إنهم يرتبون أولويات العمل من الليلة السابقة، لذا فبمجرد بدء اليوم الجديد فإنهم لا يكونون عرضة للتشتت بسبب الأمور التى تظهر كضرورة ملحة وتعيق تقدمهم لإنجاز أولوياتهم الفعلية.
10- يستفيدون من التقنية لأبعد حد
لقد كثر الكلام عن كيفية تسبب التقنية الحديثة فى تطويل يوم العمل وجعل الموظفين دائما منشغلين.
ربما يكون ذلك صحيحا، لكن يمكن للتقنية أيضا تجعلنا أكثر إنتاجية.
سواء أكان ذلك باستخدام مرشح رسائل البريد الإلكترونى من الرسائل المزعجة، أو استخدام تطبيق مثل إيفرنوت لتنظيم المعلومات التى ستحتاجها لاحقا، فإن التقنية ليست سيئة على الدوام.
فإن استُخدمت بشكل صحيح، يمكنها أن توفر الكثير من الوقت.
11- لا يتجاهلون البريد العادى
فى هذا الخصوص فإننا نعود إلى فلسفة "اللمس مرة واحدة"
حاليا فإن معظمنا ليس لديه الكثير من البريد العادى للاهتمام به. لكن تجاهله قد يسبب مشكلات خاصة فيما يتعلق بتنبيهات الفواتير أو الضرائب.
ما عليك سوى فتحه والعناية به بمجرد وصوله، وإلا فسينتهى بك الأمر أن تبحث تحت كل وسادة عن تلك الفاتورة المتأخرة.
الخلاصة
كل دقيقة تضيعها بحثا عن غرض تائه أو تحديد المهمة التالية ستتسبب فى تقليل إنتاجيتك.
وهذا بدوره يفت فى إنطلاق مسيرتك الوظيفية.
لكن لحسن الحظ هناك أدوات كثيرة يمكن الاستفادة منها لنبقى منظمين ومنتجين.
*** انتهت الترجمة ***
ABOUT THE AUTHOR
Travis Bradberry, Ph.D.
Dr. Travis Bradberry is the award-winning coauthor of Emotional Intelligence 2.0 and the cofounder ofTalentSmart® the world’s leading provider of emotional intelligence tests and training serving more than 75% of Fortune 500 companies. His bestselling books have been translated into 25 languages and are available in more than 150 countries.
Dr. Bradberry is a LinkedIn Influencer and a regular contributor to Forbes, Inc., Entrepreneur, The World Economic Forum, and The Huffington Post. He has written for, or been covered by, Newsweek, BusinessWeek, Fortune, Fast Company, USA Today, The Wall Street Journal, The Washington Post, andThe Harvard Business Review.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق